Privacy statement

Wij verzamelen persoonsgegevens bij inschrijving via onze website, op locatie, via externe bronnen (zoals jobboards of vacaturebanken) en via socialmediakanalen. Meld je je via een socialmediaplatform aan bij House of Covebo, dan word je tijdens jouw aanmelding verwezen naar de meest actuele versie van deze verklaring en geef je daarmee je akkoord. Afhankelijk van de fase in onze relatie verwerken wij verschillende soorten gegevens:

Vóór bemiddeling (bij inschrijving of sollicitatie) Wanneer je je bij ons inschrijft, solliciteert via de website of een eerste contactmoment hebt, verzamelen we onder andere:

• NAW-gegevens, contactinformatie, geboortedatum, geslacht en nationaliteit;;
• CV, werkervaring, opleiding, motivatie en beschikbaarheid;
• Eventuele motivatiebrieven, sollicitatiegesprekken een voorstelvideo of aanvullende informatie die je zelf aanlevert;
• Gegevens die automatisch worden verzameld via onze website of app, zoals cookies.
• Voor zzp’ers bovenstaande gegevens, aangevuld met: indicatie van uurtarief, vakgebied, mobiliteitsinformatie, KvK-gegevens en andere zakelijke gegevens;

Deze gegevens gebruiken we om te beoordelen of we een passende werkopdracht voor je kunnen vinden en om contact met je te onderhouden.

Na bemiddeling (bij plaatsing) Zodra je via ons aan het werk gaat of we een overeenkomst met je sluiten, verwerken we aanvullende gegevens, waaronder:

• BSN, ID-bewijs, werkvergunning (indien van toepassing);
• Contracten, arbeidsovereenkomsten, functionerings- of beoordelingsgegevens, loon- en bankgegevens;
• Verzuim- en gezondheid gegevens (indien relevant), pensioeninformatie en verzekeringen;
• Voor gebruik van de Covebo Square App: accountgegevens en locatie-informatie;
• Voor buitenlandse medewerkers: informatie over verzekeringen, huisvesting, vervoer en begeleiding in Nederland;
• Voor zzp’ers bovenstaande, aangevuld met: btw-nummer, betalingsgegevens, contract informatie en gegevens over opdrachten.

Deze gegevens zijn nodig voor de uitvoering van je overeenkomst, salarisverwerking, begeleiding en administratieve verplichtingen zoals belastingen en verzekeringen.

Gegevens van klanten, leveranciers en zakelijke relaties Van zakelijke contacten verwerken we vooral:

• Naam, functie en zakelijke contactgegevens;
• KvK-nummer, btw-nummer en bankgegevens;
• Gegevens die nodig zijn voor het sluiten of uitvoeren van overeenkomsten;
• Informatie uit communicatie met onze medewerkers of systemen.

Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens te verstrekken, maar dit kan onze dienstverlening beïnvloeden. Als bepaalde gegevens wettelijk, contractueel of voor een overeenkomst nodig zijn, laten we je weten wat dit betekent en welke gevolgen het kan hebben als je ze niet verstrekt.

We verzamelen en verwerken gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening. Dit doen wij op basis van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van overeenkomsten;
• Wettelijke verplichtingen;
• Jouw toestemming;
• Gerechtvaardigde belangen (vrijheid van ondernemerschap).

Bij verwerking op basis van jouw toestemming kun je deze altijd intrekken door contact op te nemen via privacy@houseofcovebo.nl.

We gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

Werving, selectie en bemiddeling

• Matching met vacatures of opdrachten.
• Beoordeling van geschiktheid en beschikbaarheid van kandidaten of zzp’ers.
• Loopbaanadvies en begeleiding.
• Beheer van sollicitaties en sollicitatiecorrespondentie.
• Gebruik van de Covebo Square App (zoals navigatie en accountbeheer).
• Benaderen via jobboards en social media voor werkgerelateerde kansen.

Uitvoering van overeenkomsten

• Afhandeling van arbeids-, bemiddelings- of opdrachtovereenkomsten.
• Loon- en salarisadministratie, inclusief belastingafdrachten.
• Beheer van leaseauto’s, reiskosten en verkeersboetes.
• Verzekeringen (bijv. verzuim-, aansprakelijkheids- en ongevallenverzekeringen).
• Verzuimbegeleiding en re-integratie.
• Beheer van zakelijke contracten met klanten, leveranciers en partners.

Relatiebeheer

• Onderhouden van contact met klanten, leveranciers en zakelijke relaties.
• Afhandeling van contactverzoeken via de website (zoals contactformulieren).
• Klanttevredenheidsonderzoeken en evaluaties van onze dienstverlening.
• Versturen van attenties, uitnodigingen voor bijeenkomsten of evenementen.
• Contact over beschikbaarheid, werkplanning en werkgerelateerde communicatie.
• Relatiebeheer met investeerders.

Marketing en communicatie

• Direct marketingactiviteiten (zoals mailings, nieuwsbrieven en aanbiedingen).
• Informatieverstrekking over onze diensten, trainingen of evenementen.
• Marketingactiviteiten gericht op werkzoekenden of opdrachtgevers.
• Analyse van digitaal e-mailverkeer en websitegebruik ter optimalisatie van communicatie.

Beheer, organisatie en IT

• Onderhoud, beveiliging en ontwikkeling van websites en IT-systemen.
• Beheer van interne systemen voor operationele processen.
• Kwaliteitscertificeringen en procesoptimalisatie.
• Interne controles, managementrapportages, bedrijfsveiligheid en audits.

Wettelijke verplichtingen en compliance

• Voldoen aan arbeids-, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving.
• Wettelijke bewaarplichten en gegevensverificatie.
• Naleving van andere relevante privacy- en sectorwetgeving.

Strategisch en juridisch bedrijfsbeheer

• Juridisch en zakelijk beheer van de organisatie.
• Risicobeheer en interne auditprocedures.
• Fusies, overnames of andere strategische bedrijfsactiviteiten (inclusief due diligence-onderzoeken).

Wij delen jouw gegevens alleen met externe partijen als dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit betreft onder andere:

• (Potentiële) opdrachtgevers en zakelijke relaties bij wie jij geplaatst kunt worden of werkzaamheden uitvoert;
• Dienstverleners die ons ondersteunen, zoals IT-leveranciers, accountants, juristen of auditors;
• Pensioenfondsen, Arbo-diensten, verzekeraars en banken voor uitvoering van verzuimbegeleiding, betalingen en arbeidsvoorwaarden;
• Overheidsinstanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of op basis van een gerechtelijk bevel;
• Opleidings- en ontwikkelpartners, zoals cursusbureaus of opleiding instanties;
• Partijen die huisvesting, vervoer en verzekeringen regelen voor internationale medewerkers.

House of HR
House of Covebo maakt deel uit van House of HR, een netwerk van bedrijven actief in personeelsbemiddeling en HR-diensten binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Binnen deze groep werken we soms samen op gebieden zoals ICT- en systeembeheer, boekhouding en administratie, debiteurenbeheer, analyse, rapportage en statistiek, of direct marketingactiviteiten. House of Covebo blijft jouw eerste aanspreekpunt voor privacy vragen.

Jouw persoonsgegevens worden in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Als gegevens toch buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit alleen als het land een passend beschermingsniveau biedt volgens de Europese Commissie of via modelcontracten (standaard contractuele clausules). Daarbij nemen wij aanvullende technische en organisatorische waarborgen, zoals versleuteling en minimale gegevensverwerking. Voor doorgiftes naar de VS kan gebruik worden gemaakt van het EU-U.S. Data Privacy Framework of Shared Service Centers (SSC’s). Zo zorgen we ervoor dat jouw gegevens altijd beschermd zijn volgens de Europese privacyregels.

Indien u meer informatie wenst over de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt je contact met ons opnemer per e-mail aan privacy@houseofcovebo.nl.

Bij House of Covebo vinden we het belangrijk dat jouw persoonsgegevens goed beschermd zijn. Daarom nemen we passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleuteling, toegangsbeheer, beveiligde IT-systemen, regelmatige controles en trainingen voor onze medewerkers. We doen er alles aan om datalekken te voorkomen, maar helemaal uitsluiten kunnen we dit nooit. Als er onverhoopt toch iets gebeurt, grijpen we direct in om de gevolgen te beperken en voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen, waaronder het melden van datalekken.

House of Covebo verwerkt jouw persoonsgegevens zorgvuldig, in overeenstemming met de AVG, en bewaart ze niet langer dan noodzakelijk op basis van de relatie en de toepasselijke rechtsgrond (zoals toestemming of uitvoering van een overeenkomst).

Sollicitanten
Als wij jouw gegevens zonder toestemming ontvangen (bijv. via jobboards), bewaren we deze maximaal 4 weken na afronding van de procedure. Binnen die periode vragen we om toestemming om je gegevens tot 2 jaar te mogen bewaren. Zonder toestemming worden je gegevens na 4 weken automatisch geanonimiseerd. Dit geldt ook voor rechtstreekse inschrijvingen via onze website.

Medewerkers
Bij indiensttreding verandert de rechtsgrond naar uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Dan gelden wettelijke bewaartermijnen:

• Loon- en financiële administratie: 7 jaar na uitdiensttreding.
• Kopie ID, arbeidsovereenkomst, loonheffingsverklaring: 5 jaar na uitdiensttreding.
• Overige personeelsdossiergegevens (zoals diploma’s en verzuimregistratie): 2 jaar na uitdiensttreding.

Indien gegevens niet langer nodig zijn, worden ze veilig verwijderd of geanonimiseerd. In uitzonderlijke gevallen (zoals juridische procedures of uitoefening van privacyrechten) kunnen gegevens korter of langer worden bewaard.

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met je contactpersoon of mailen naar privacy@houseofcovebo.nl. We reageren binnen een maand, tenzij uitstel nodig is. Soms moeten we een verzoek weigeren; in dat geval leggen we dit uit. Ter verificatie kunnen we om een identiteitsbewijs vragen.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming of het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met onze Data Protection Officer via dpo@houseofcovebo.nl.

House of Covebo neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor jou op basis van automatische verwerking zonder menselijke tussenkomst.

Op dit privacy statement is het Nederlandse recht van toepassing.